La Comunicación Escrita:
En la comunicación escrita el emisor no puede obtener una retroalimentación inmediata ni tampoco hay posibilidad de comunicación no verbal, por ello, deberá siempre presentar los siguientes rasgos:
Adecuación:
Adecuación:
- Estar bien presentada.
- Respetar las normas ortográficas y semánticas.
- Utilizar un lenguaje sencillo y cortés.
- Vocabulario que se adapte al receptor.
- Deben usarse frases cortas.
- El texto debe ser breve.
- Cuidarla limpieza, calidad del papel e impresión.
Coherencia:
- Ser claro y ordenado.
- Un solo párrafo para desarrollar una idea y separar los párrafos con punto y aparte.
Cohesión:
- Conectar las oraciones de cada párrafo para evitar que el lector pierda información.
- Conectar los párrafos entre sí con el fin de apreciar las relaciones de orden, causa, efecto, tiempo… entre dos o más ideas.
Técnicas para elaborar un escrito
- Analizar la situación
- Generar las ideas
- Seleccionar la información
- Ordenar el contenido
- Redactar el texto
- Revisar el texto
Técnicas para mejorar la comunicación escrita:
Pensar antes de escribir nada:
Preparación y planificación
- ¿Para quién se escribirá? (destinatario o audiencia)
- ¿Cuál es el propósito? ¿Qué se desea conseguir?
- ¿Cómo estará estructurado el texto? ¿En cuántas partes? en qué formato?
- ¿qué tipo de texto será el que utilicemos?
- Decidir el final de la historia
- Imaginar lo que los personajes sienten, piensan y dicen
- Decidir cuáles son las ideas principales, en qué orden las vamos a exponer y como las vamos a relacionar
- Estructurar cada idea en un párrafo distinto
- Tormenta de ideas: es el proceso que consiste en apuntar todas las ideas que sugiere el tema. Cuántas más mejor.
- Hacer un dibujo sobre el tema para conseguir inspiración
- Hacer un esquema o un borrador del texto
- Formular frases para uno mismo, en la cabeza, juzgando si tienen sentido las ideas que nos sugiere el tema. Luego ya se decidirá cuales sirven mejor.
- Comprobar la ortografía de las palabras
- Dejar pasar un tiempo para luego leerlo como si uno fuese el lector a quien se dirige.
- Pensar si puede haber otras maneras de decirlo más claro, de hacerlo más interesante o mejor estructurado.
- Es muy útil consultar con otra persona para que nos dé su opinión
- Pensar si lo que hemos escrito está completo
- Pensar si se han dado los detalles suficientes
- Pensar si el orden seguido ha sido el correcto
- Pensar si lo entenderán correctamente
Tipos de Comunicación Escrita
Cartas comerciales:
- Hay que cuidar la expresión.
- Se compone de tres partes: encabezado, cuerpo y pie.
Carta circular:
- Va dirigida a determinados colectivos para informarles de algún asunto.
- Se redacta en términos que sirvan para todos los posibles lectores.
- Se utiliza un modelo único en el que basta poner la dirección de cada persona a la que se envía.
Carta de solicitud:
- Si es en respuesta a una petición hay que recalcar que se cumplen los requisitos o condiciones.
- Es importante indicar con claridad lo que se solicita.
Informes:
El informe es una enumeración detallada y ordenada de hechos concretos o actividades, y es la respuesta a una pregunta planteada por una institución o persona que busca información.
Se trata de una comunicación escrita sobre acontecimientos internos o externos de la empresa y ordenados de forma que permita una rápida y fácil comprensión.
Tipos de Informe:
- Expositivo: expone unos hechos de manera clara y objetiva, con un orden lógico.
- Valorativo: analiza hechos, incluyendo recomendaciones, interpretaciones personales y conclusiones.
- Demostrativo: argumenta hechos y hace valoración de los mismos.
Pautas para redactar un informe:
- Redacción de forma directae impersonal.
- Evitar frases largas.
- Ha de ser comprensible, breve y concreto.
- Evitar ambigüedades.
- Tratar un solo tema.
- Aportar soluciones alternativas.
Documentps privados.
La instancia: documento por el que se hace una solicitud a algún organismo público. Sus partes son: encabezamiento, cuerpo o expone, petición y despedida.
Comunicaciones breves y de régimen interior.
- Memorando: es una comunicación breve entre diversos departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada. El contenido del mismo debe estar referido a un solo tema. No se usan las acostumbradas formas de saludo y despedida de una carta corriente.
- El aviso o anuncio: es una comunicación breve con la que se quiere informar de algo que se desea que llegue a conocimiento general en la empresa. Ha de ser breve y comprensible para todos. Han de ir fechados y firmados o sellados. Se suelen colocar en tablones de anuncios.
- El saluda: es una comunicación breve que lleva impresa la palabra “saluda” precedida del nombre o cargo del remitente. Se utiliza para notificar a clientes, colaboradores,…, ciertos hechos de carácter social. Consta de tres partes: encabezamiento, cuerpo y pie.
Otros tipos de comunicaciones.
- Documentos mercantiles: propuesta de pedido, albarán, factura, cheque y letra de cambio.
- Otros documentos de empresas: certificados, carteles, manuales, folletos, impresos, actas, etc.
versión 4 (02/10/2013)
